Etiket arşivi: zaman yönetimi

İşiniz İçin Üretken Bir Ortamı Nasıl Oluşturursunuz?

images
Bundan sadece 10 yıl öncesine göre bile elimizde çok fazla teknoloji olmasına, bu kadar hızlı teknolojik gelişime ve bu kadar kolay ona ulaşmamıza rağmen daha çok kendimize zaman ayıracağımıza daha az ayırmaya başladık. Bunun hem teknik, hem sosyolojik hem de psikolojik bir çok açıklaması olabilir. İşlerinizi muhtemelen çoğu zaman yetiştirmekte zorlanıyorsunuz.
Ben de bu yazıyı yazarken yetiştirmem gereken 2 raporu nasıl en etkili şekilde bitireceğimi düşünüyorum. Bu kadar iş yükü altında doğal olarak verimli çalışmak, verimli bir çalışma ortamında olmak ve yaptığınız şeylerden keyif alarak çalışmak en önemli isteklerimizden bir tanesi olmaya başladı. Öncellikle “Verimli Bir Ortam” ın tanımını yapmak istiyorum: İşlerinizi halletmek ve hayatın keyfini çıkarmak için kendi isteğinizle yarattığınız düzene verimli ortam diyebiliriz. Sizin çevreniz sadece bir ofis ve bir masa olmak zorunda değil. Bu çevre bir mutfak, bir oda ya da dijital bir ortamda olabilir. Burada karışıklık olmaması için önemli bir noktayı açıklamam gerekiyor; Üretken ya da verimli bir çevre demek, temiz, üstü toplanmış ve herşeyin düzenli olduğu bir yer anlamına gelmiyor. İşlerinizi halletmek, ihtiyacınız olan şeyi ihtiyacınız olan zamanda kullanmak anlamına geliyor.
Bunu daha iyi anlamak için bir kaç örnek verebiliriz. Vergi kayıtlarınızı bitirmek için eğer vergi içerin fişlerinizi ve faturalarınızı bulamıyorsanız bu işi halletmeniz çok zor olur. Raporunuzda yazacağınız verilerin yerini bilmiyorsanız ya da buna hızlı ulaşamıyorsanız raporunuzu bitirmenizde oldukça zor olacaktır. Gördüğünüz gibi aslında işin özünde temiz ve düzenli bir ofiste olmak yatmıyor. Üniversite yıllarım boyunca üretkenlik ya da verimlilik hep bir mühendislik alanının işi gibi anlatıldı. Ancak geldiğim noktada aslında üretkenliğin bir bilimden çok bir sanat olduğunu anlamaya başladım. Çünkü üretkenliğin temelinde yatan sizin kendi alanınızı nasıl tasarladığınız ve kendinizi nasıl mutlu hissettiğiniz ile alakalıdır. Hayatınızın bir bölümünün organize olup olmadığını anlamak için basitçe şu 4 soruyu kendinize sorabilirsiniz:
1) İşe yarıyor mu? Çalışıyor mu?
2) Çalıştığı şekilden memnun musunuz?
3) Sevdiğiniz veya sizin için önemli olan insanlar için işe yarıyor mu?
4) Hızlı bir şekilde iyileştirme yapabiliyor musunuz?
Bu 4 soruya bir vaka ile örnek verebiliriz. Kendinizce oluşturduğunuz bir dosya sistemi olduğunu düşünelim. Bu dosya sistemini bilgisayarınızda da oluşturmuş olabilirsiniz.
- Dosya sisteminizin işe yarıyor mu? istediğiniz zaman istediğiniz şeyi bulabiliyor musunuz?
- Kendinizi her evrak aradığınızda nasıl hissediyorsunuz? Bulduğunuz şekli ile memnun musunuz?
- Siz orada yokken, arkadaşlarınız, sorumlu olduğunuz kişiler rahatlıkla istenen verilere ulaşabiliyor mu?
- Çok yoğun ve zor bir gün yaşadığınız zaman bu organize olma şekli sizi hızlı bir şekilde normal halinize döndürebiliyor mu?
Bu soruları kendinize sorduğunuzda çoğunda ya da hepsinde “hayır” cevabını alıyorsanız aslında burada önemli bir değişim fırsatını yakalamış olabilirsiniz. Bu sorular sizin üretken çevreniz hakkında size başlangıçta önemli veriler verecektir.
Üretken bir çevre yaratmak 3 önemli faktörle alakalıdır:
1) Çalıştığınız alanı organize etmek: Çalışma alanınızda hemen kolunuzu uzatarak yetişebileceğiniz neler olmasını istersiniz? En çok neleri, en az neleri kullanıyorsunuz?
2) Bilgiyi ve bilgi akışını organize etmek: Hangi tür bilgiyi arşivleyeceksiniz? Hangi tür bilgide sizden hareket etmeniz bekleniyor ya da hareketiniz gerekiyor? Hangi bilgiyi atıl olduğu için ortadan kaldırmalısınız?
3) Zamanınızı organize etmek: Size verilen her görev için “evet” deme zorunluluğunuz var mı? Hangi görevler ya da projeler için hayır diyebilirsiniz? Günün hangi saatlerini düşünsel hangi saatlerini rutin işlere ayırıyorsunuz.
Üretken bir ortam oluşturmak, onu doğru şekilde anlamak ve bunun devamlılığını kılmak günümüz iş dünyasındaki en dikkat edilmesi gereken şeylerden bir tanesi olduğunu düşünüyorum.

İlerlemenizi Engelleyen 7 Bilişim Alışkanlığı

Bu yazı ICT Media dergisi Kasım sayısında yayınlanmıştır. 

image from: http://workwithdavidwood.com/wp-content/uploads/2013/05/habits.jpg

Bilişimin hayatımızın her alanına işlerimizden ilişkilerimize kadar girdiğini artık bilmeyen kalmadı. Özellikle büyük şehirlerde yaşayanların sabah kalktığında akıllı telefonuna bakması ile başlayan süreç, gün içinde bolca eposta denetleme, facebookda vakit geçirme, haberleri okuma, o çok acil olan dosyayı ilgiliye gönderme ve gece geç saatlere kadar ilginç tweetleri okuyarak devam ediyor. Bütün bunların hayatımızı kolaylaştırdığı ve paylaşılan bilgiyi arttırdığı kesin, ancak her güzel şey gibi bu da yanında bazı maliyetlerle geliyor. Bilişim alışkanlıklarımızdan hangileri bizleri ileri götürmek yerine yerimizde saymamızı ya da geriye gitmemizi sağlıyor. Benim tespitlerim şöyle:
1) Hiç bir zaman aramayacağınız ve sizi de aramayacak olan insanların telefon numaralarını tutmak. Telefon rehberinizde 3000 kişi var. Kaçını sürekli arıyorsunuz? Kaçını bazen arıyorsunuz? Kaçını hiç aramıyorsunuz ve onlarında sizi arama ihtimali olmuyor. Araştırmalar telefon rehberimizdeki kişilerin sadece %5′i ile bir şekilde bağlantıda olduğumuzu söylüyor. Rehberimde dursun ne olacak demek yerine bu tür bilgilerin bir şekilde zihninizde de yer ettiğini unutmayın.
2) Sizi sinirlendiren ve rahatsız olmanızı sağlayan mesajları geriye doğru gidererek tekrar okumak. Artık iletişimin önemli bir kısmı yazılı olarak yapılıyor. Bu da yazdığımız şeylerin tarihini görebilmemizi sağlıyor. Geçen sene facebooktan doğum gününü kutladığınız arkadaşınız, tekrar kutlamaya kalktığınızda bir baktınız o sizin ki ni kutlamamış hatta size cevap bile vermemiş. Bu basit ayrıntı bile gününüzün bir kısmını problemli geçirmenizi sağlayabilir. Hatırlamanız gereken bir görüşme ya da telefon dışında bu tür şeyleri geriye dönük incelememek daha verimli olacaktır.
3) Size satış hakkında bir sürü eposta gönderen sitelere üye olmak. Sadece merak ettiğinizden ya da belki buradan güzel bir fırsat gelir bunu da kaçırmayım diyerek üye olduğunuz o sitelerden size sürekli epostalar geliyor. Sizde sürekli olarak telefonunuza bakıyorsunuz. Dikkatiniz dağılıyor. Bir dahaki eposta geldiğinde eğer sizinle çok alakası yoksa durmayın hemen üyelikten ayrılın.
4) Çok daha az özellik işinizi görürken teknolojik cihazların her zaman en güncelini almak. Yine araştırmalara göre aldığımız akıllı cihazların özelliklerinin sadece %25′ini kullanıyoruz. Almışken bu da olsun, bu da varmış yaklaşımı hem maddi hem de manevi olarak geriye götürebilir. Bir cihaz alacağınız zaman sizin için en önemli şeyin ne olduğunu iyi düşünün. Fotoğraf çekmekse sadece bu konuda gelişmiş bir cihaz alabilirsiniz. Eposta almak ve onları cevaplamaksa daha basit bir cihaz ihtiyacınız olabilir.
5) Aslında bir kaç dakika harcayarak toparlayacağınız işlerinizi her sabah bir kafede toparlamaya çalışmak. Büyük şehirlerde ofis artık hepimizin yanında olmaya başladı. Bir kafeye oturup ücretsiz internet bağlantısı ile epostalarınızı kontrol edebilir, teklif yazabilir, yazılarınızı düzenleyebilirsiniz. Bu tür bir şeyin zararı yok. Hem yer değiştirmiş oluyorsunuz hem de belki de bu şekilde daha kolay odaklanıyorsunuz. (Bu yazıyı bende bir kafede yazıyorum). Ancak günlük planlamanızı sürekli olarak bu şekilde yapmanız sizi geriye götürecektir. Bunu her gün bir alışkanlık haline getirdiğinizde size onlarca saat ve yüzlerce TL’ye malolacaktır.
6) Sosyal medyada kişilerin iş, ilişki durumu güncellemelerini sürekli olarak kontrol etmek. O pek haz almadığınız arkadaşınız çok güzel biri ile evlenmiş. Okulda sizden çok daha az başarılı olan sınıf arkadaşınız iş yerine yükselme almış. Siz yoğun çalışırken her yerde gezen ve sizden çok daha fazla kazandığını düşündüğünüz arkadaşlarınız her yerden fotoğraflar paylaşıyor. Sosyal medyaya bu şekilde baktığınızda bütün dünya size karşıymış gibi gözükebilir. Sosyal medyada olduğunuz saatleri belli zamanlar ile sınırlandırmalısınız. Ayrıca sürekli olarak arkadaşlarınızın ne yaptığına ayrıntılı bir şekilde bakmak gün içinde verimliliğinizi çok düşürebilir.
7) Bir iş sırasında ya da herhangi bir deneyimi yaşarken aşırı paylaşım yapmak. Bir arkadaşım gittiği bir konferans için 357 fotoğraf paylaşmıştı. Her fotoğraf için 1 dakika harcasa o konferans hiç yaşanmamış gibi olacaktır. Kendisine gittiği konferansta neler öğrendiğini sorduğumda başlığı dışında sağlıklı bir cevap veremedi. Sürekli olarak paylaşım yapmak zorunda değilsiniz. Araba kullanırken gelen mesaja sonra cevap verebilir, vapurdaki o güzel manzarayı fotoğraf çekip paylaşmadan da izleyebilirsiniz. Bırakın gittiğiniz tatil, yaptığınız o güzel kahvaltı sizde daha çok deneyimleri ile kalsın. Sürekli olarak paylaşım yapma isteği hem sizin diğer insanlarla olan iletişiminizi olumlsuz yönde etkileyecek hem de bazı durumlarda size zarar verebilecektir.